Madame Missou

Energieräuber Multitasking – Gleichzeitig geht nicht!

Der Begriff „Multitasking“ ist in seinem Bedeutungsursprung keine Fähigkeit von Menschen, sondern von Maschinen. Verrückt oder? Als ich das erfahren habe, schoss mir direkt die Frage durch den Kopf: Sollten wir wirklich ein Ideal für uns ansetzen, das eigentlich Computersysteme beschreibt?

Bien sûr, ich muss mich etwas deutlicher ausdrücken: Die Idee des Multitaskings kommt aus dem Bereich der Informatik. Genauer gesagt ist es eine Fähigkeit, die Betriebssystemen zugeschrieben wird. Diese unterbrechen Systeme immer wieder und aktivieren sie dann neu – und das in sehr kurzen Zeitabständen, um die Unterbrechungen optimal auszunutzen. Daher wirkt es so, als würde das System die Aufgaben gleichzeitig erledigen. Aber, wie du sicherlich schon bemerkt hast, auch hier wird eine Gleichzeitigkeit nur vorgespielt.

Ein alternativer Name: Aufgaben-Hopping

Meiner Meinung nach beschreibt diese Bezeichnung viel besser, was Multitasking eigentlich ist. Denn statt uns um mehrere Dinge gleichzeitig zu kümmern, erledigen wir eigentlich trotzdem eins nach dem anderen – nur eben, wie die Computer, mit sehr kurzen Pausen zwischendurch. Unser Gehirn muss sich aber immer wieder auf die unterschiedlichen Aufgaben einstellen und wird dadurch unnötig belastet. Das Ende vom Lied ist, dass wir die Dinge schlechter erledigen, als wenn wir uns für jede Aufgabe genügend Zeit genommen hätten.

Die leise Gefahr

Die schlechteren Arbeitsergebnisse sind dabei noch nicht einmal die schlimmsten Auswirkungen unserer Multitaskingversuche. Kennst du das auch? Wenn wir kompetent auftreten, für jeden erreichbar und auf der Spitze unserer Aufmerksamkeit sind, ist das zunächst einmal ein prickelndes Erlebnis. Wir spüren unseren eigenen Wert besonders deutlich. Und da liegt die Gefahr. Denn dieses Hochgefühl ist leider von vorübergehender Natur. Was bei dieser stressigen Lebensweise übrig bleibt, ist ein Gefühl ständiger Ablenkung und Überforderung. Das Selbstbewusstsein nimmt ab – die ersten Anzeichen eines Burn-Out-Syndroms.

Arrêt! Es wird Zeit herauszufinden, wie hoch unsere Multitasking-Belastung bereits ist und Maßnahmen zu unserem Selbstschutz zu ergreifen.  

Die Störfaktoren-Analyse

Häufig verfallen wir ins Aufgaben-Hopping, wenn wir eine Aufgabe nicht in Ruhe zu Ende bringen können. Wenn also beispielsweise das Telefon klingelt, während wir gerade ein Schreiben aufsetzen oder der Kollege uns um einen dringenden Gefallen bittet, obwohl wir bereits mit Arbeit überhäuft sind.

Damit du einen Überblick darüber erhältst, wie häufig du an einem regulären Tag bei deinen Tätigkeiten unterbrochen wirst, kannst du eine Störfaktoren-Checkliste anlegen. Notier dir einen Tag lang jede Situation, in der du aus deiner Konzentration gerissen wurdest und – der Fairness halber – auch, wann immer du selbst für andere der Störfaktor warst. Vermutlich wirst du über das Ergebnis staunen – ich jedenfalls war baff über die Länge meiner Liste.

Und dann geht es an die bewusste Beseitigung der Störer

Natürlich sollst du nicht deine Kollegen oder Freunde beseitigen – mon dieu! Ablenkungen sind allgegenwärtig und manchmal braucht es nicht einmal eine andere Person dafür. Ablenkung kann ein Blatt hervorrufen, das an der Fensterscheibe raschelt oder die plötzliche unangenehme Eingebung, dass die Steuerklärung noch unerledigt auf der Festplatte lauert.

Aber selbstbewusste Menschen können Prioritäten setzen und lassen sich nicht von äußeren Einflussfaktoren bestimmen. Wichtig ist also, dass du deine Aufgaben ganz bewusst nach Bedeutung und Dringlichkeit sortierst und dich dann strikt daran hältst. Ich habe mich für ein System mit vier Kategorien entschieden: wichtig/ nicht wichtig und dringend/ nicht dringend. Jede Aufgabe, die neu hereinkommt, stecke ich in eine dieser mentalen Boxen. Dringend + sehr wichtig erledige ich sofort, dann erst dringend + wichtig und so weiter.

Sei es dir selbst wert, auch mal „Nein“ zu sagen

Du kannst gerne mein System übernehmen (ich habe es mir auch von Ex-Präsident Eisenhower abgeschaut) oder eins entwickeln, das für dich selbst besser funktioniert. Aber wenn du einmal eine Vorgehensweise gefunden hast, dann bleib dabei. Auch wenn der Kollege noch so sehr die Dringlichkeit seiner Bitte betont: Wenn du keine Zeit hast, hast du keine Zeit. Das ist in Ordnung und muss von anderen akzeptiert werden. Lass dich nicht aus deiner Ruhe reißen, sondern mach eins nach dem anderen.

Die Ergebnisse deiner Arbeit werden deine besonnene und strukturierte Vorgehensweise widerspiegeln. Was aber noch viel wichtiger ist: deine Gesundheit auch! Und nun brauche ich eine Pause: Dringend und wichtig!